TRAST-ISOPERE SUKUSEURA
PÖYTÄKIRJA 5/09 27.10.2009
c/o Pentti Pere
Iso-Perentie 14
27100 Eurajoki
HALLITUKSEN KOKOUS
Aika: Keskiviikko 14.10.2009 klo 17:30
Paikka: Pori, Satakunnan Museo
Läsnä: Pentti Pere puheenjohtaja
Liisa Haapala
varapuheenjohtaja
Paula Vaimala-Marttinen sihteeri
Satu Linnainmaa
1. Kokouksen avaus
Pentti Pere avasi kokouksen klo 17:30
2. Kokouksen puheenjohtajan ja
sihteerin valinta
Kokouksen puheenjohtajaksi valittiin
Pentti Pere ja sihteeriksi Paula Vaimala-Marttinen.
3. Kokouksen laillisuus ja
päätösvaltaisuus
Kokous todettiin lailliseksi ja
päätösvaltaiseksi.
4. Esityslistan hyväksyminen
Tehtävien jako hallituksen sisällä
käsiteltiin ennen kokouksen sihteerin valintaa. Esityslistan
Sukututkimuksen nykytilanne ja sukutietouden keräämisen
käynnistäminen käsiteltiin samassa
kohdassa.
5. Sääntömääräisen
vuosikokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
Hallituksen jäsenet olivat saaneet
sähköpostitse pöytäkirjan tarkastettavaksi ennen kokousta.
Hallitus hyväksyi pöytäkirjan ja Heli Koskenranta
toimittaa sen pöytäkirjantarkastajien Raili Puhalaisen
ja Aino Peren hyväksyttäväksi.
6. Tehtävien jako hallituksessa
Varapuheenjohtajaksi valittiin Liisa
Haapala. Satu Linnainmaa keskittyy sukututkimusta koskeviin
tehtäviin. Rahastonhoitajaksi valittiin Heli Koskenranta. Sihteerin
tehtävät, tiedottamisen ja
henkilörekisterin hoitaa Paula Vaimala-Marttinen. Sukuseuralla
on oma tili Helsingin Itäkeskuksen Nordeassa. Rahaliikenne toimii
ainoastaan verkkopankissa, mihin on
käyttöoikeudet Satu Linnainmaalla ja Paula Vaimala-Marttisella omien verkkotunnuksien kautta.
Valitulla rahastonhoitajalla, Heli Koskenrannalla, ei ole tiliä
Nordeassa, joten toistaiseksi maksuliikenne toimii
Satu Linnainmaan ja Paula Vaimala-Marttisen kautta.
Paula Vaimala-Marttinen selvittää Nordeasta sukuseuran tilille
verkkopankkitunnuksen saamista ilman henkilön
omaa pankkiasiakkuutta.
7. Taloustilanne
Käytiin läpi kirjanpito,
välitilinpäätös, jäsenmaksut ja henkilörekisteritiedot
1.1.-30.9.2009. Sukuseuran tilin saldo
30.9.2009 on 131,92 euroa. Jäsenmaksuja on maksamatta
neljältä aikuiselta ja yhdeltä lapselta. Raumalla 5.7.2009 järjestetyssä
sukuseuran vuositapaamisessa jäsenluetteloon saatiin lisäystä
kuusi aikuista ja kolme lasta. Yhteensä
jäsenluettelossa on 48 aikuista ja 14 lasta. Kirjanpito-
ja jäsenmaksuasiat siirtyivät kokouksessa Heli Koskenrannalle.
8. Sukututkimuksen nykytilanne ja
sukutietouden keräämisen käynnistäminen
Satu Linnainmaa on päivittänyt
saamansa tiedot sukututkimukseen ja hän toimittaa halukkaille
jäsenille siitä uuden version Word-muodossa. Satu
Linnainmaa lähettää vielä tämän vuoden puolella
lisää sukukyselyjä kirkkoherranvirastoihin. Tutkimustyössä on
mukana myös Anja Pere. Hallitus
nimesi Anja Peren, Ritva Valtavuo-Pfeiferin ja Reijo Teikarin
toimikuntaan, joka ryhtyy kehittämään
sukutietouden keräämistä. Keräämisessä ja tallentamisessa he
voivat käyttää myös muiden
asiantuntemusta.
9. Joulutervehdys jäsenille
Pentti Pere valitsee valokuvan ja
teettää kortit. Satu Linnainmaa hoitaa postituksen. Paula Vaimala-Marttinen
lähettää hänelle tarvittavat postitustarrat.
10. Seuraava jäsentiedote ja sen
liitteet
Tiedotettavana on
järjestäytymiskokouksessa käsitellyt asiat, jäsenhankinta ja
vuoden 2010 jäsenmaksujen kerääminen. Heli
Koskenranta selvittää viitenumeroiden käyttämistä sähköisessä
muodossa niille jäsenille, joille saa lähettää sähköpostia.
Muille postitetaan esitäytetty pankin
tilisiirtolomake. Jäsentiedote lähetetään
sähköpostina jäsenille, jotka ovat antaneet siihen luvan. Pentti
Pere hoitaa lähetyksen. Muille jäsenille
toimitetaan tiedote postin kautta. Paula Vaimala-Marttinen hoitaa
postituksen. Jäsentiedotteen liitteinä
toimitetaan keväällä laadittu toimintasuunnitelma 2009-2010 ja
Raumalla 5.7.2009 pidetyn sääntömääräisen
vuosikokouksen pöytäkirja.
11. Kotisivut
Pentti Pere päivittää kotisivut
vuosikokouksen ja järjestäytymiskokouksen päätösten mukaisiksi.
Anja Pere kirjoittaa artikkelin Rauman sukutapaamisesta ja Pentti Pere valitsee siihen mukaan valokuvia.
Kotisivuilla säilytetään vaakunan suunnittelukilpailu. Pentti
Pere selvittää kotisivuissa mahdollisuutta porrastaa tietoja niin,
että suvun ulkopuoliset eivät pääse
kaikille sivuille, kuten kokousten pöytäkirjasivuille.
12. Muut asiat
Sukuseuran vaakunan
suunnittelukilpailu on yhä voimassa.
13. Kokouksen päättäminen
Pentti Pere päätti kokouksen klo 19.15.
Pentti Pere
puheenjohtaja |
Paula Vaimala-Marttinen
sihteeri |
